Empresa sem contrato escrito com prestador de serviço: quais problemas podem surgir?

Empresa sem contrato com prestador de serviço é uma situação mais comum do que parece. Muitas vezes, o trabalho começa com uma conversa, uma troca de mensagens pelo WhatsApp, um orçamento aprovado ou simplesmente um acordo verbal entre as partes.

Enquanto tudo funciona bem, a ausência de um contrato pode parecer irrelevante.

O problema costuma surgir quando aparecem divergências sobre o que foi combinado, quanto deveria ser pago, quais serviços estavam incluídos, qual era o prazo, quem deveria arcar com determinado prejuízo ou até mesmo qual era a verdadeira natureza daquela relação profissional.

Embora um contrato verbal possa ser juridicamente válido em diversas situações, a falta de um documento escrito pode deixar a empresa exposta a dificuldades de prova, cobranças inesperadas, conflitos comerciais e, dependendo da forma como o trabalho é realizado, até discussões trabalhistas.

Por isso, a questão não é apenas saber se a contratação sem contrato escrito é possível.

A pergunta mais importante é:

quais riscos a empresa assume quando mantém uma relação com um prestador de serviços sem definir claramente as regras dessa contratação?

Contrato verbal de prestação de serviços é válido?

Em muitos casos, sim.

O Código Civil estabelece como regra que a validade da declaração de vontade não depende de forma especial, salvo quando a própria lei exigir determinada formalidade.

Isso significa que diversos negócios jurídicos podem ser celebrados verbalmente.

Portanto, é importante afastar uma ideia equivocada:

não ter contrato escrito não significa, automaticamente, que não exista contrato.

A existência da relação pode ser demonstrada por diferentes elementos, como:

• mensagens de WhatsApp;
• e-mails;
• propostas comerciais;
• orçamentos;
• notas fiscais;
• comprovantes de pagamento;
• documentos;
• testemunhas;
• comportamento das próprias partes durante a prestação do serviço.

O problema está em outra questão.

Existe uma diferença importante entre conseguir demonstrar que uma contratação existiu e conseguir provar exatamente quais eram as condições dessa contratação.

É nesse ponto que muitos conflitos começam.

Empresa sem contrato com prestador de serviço: quais são os principais riscos?

Quando não existe um documento organizando as condições da prestação, diferentes aspectos da relação podem ficar sujeitos à interpretação das partes.

O prestador pode entender que determinado serviço não estava incluído.

A empresa pode afirmar exatamente o contrário.

Uma das partes pode considerar determinado prazo obrigatório enquanto a outra entende que se tratava apenas de uma previsão.

Em uma eventual discussão, será necessário reconstruir o que foi efetivamente combinado.

Isso pode gerar insegurança jurídica e aumentar significativamente a complexidade de uma cobrança ou defesa.

Dificuldade para provar exatamente o que foi contratado

Imagine que uma empresa contrate um profissional para desenvolver determinado serviço.

Depois de alguns meses surge uma divergência.

A empresa afirma que determinada atividade estava incluída no valor mensal.

O prestador afirma que aquele trabalho deveria ser cobrado separadamente.

Quem está certo?

Sem um contrato detalhando o objeto da contratação, as entregas, responsabilidades e limites da prestação, pode ser necessário reconstruir toda a relação a partir de mensagens, orçamentos, notas fiscais e outros documentos.

O problema é que essas informações frequentemente estão fragmentadas.

Uma condição foi discutida pelo WhatsApp.

Outra ficou registrada em um e-mail.

Uma alteração foi acertada por telefone.

Um prazo foi modificado informalmente.

Quando surge o conflito, cada parte pode apresentar uma interpretação diferente sobre aquilo que realmente foi combinado.

Um contrato bem elaborado reduz justamente esse espaço de incerteza.

Divergências sobre valores e serviços adicionais

Outro problema comum ocorre quando não está claramente definido o que o preço contratado efetivamente inclui.

Essa situação pode acontecer em serviços de:

• tecnologia;
• marketing;
• manutenção;
• consultoria;
• desenvolvimento de sistemas;
• obras;
• projetos;
• serviços administrativos;
• assessorias;
• entre diversas outras atividades.

Durante a execução do trabalho, novas necessidades podem surgir.

O prestador entende que determinada demanda está fora do escopo original.

A empresa acredita que ela já fazia parte da contratação.

Sem uma definição objetiva, podem surgir discussões sobre:

• pagamentos adicionais;
• reajustes;
• despesas;
• materiais;
• novas entregas;
• alterações no projeto;
• horas adicionais de trabalho.

O Código Civil possui regras aplicáveis inclusive às situações em que a remuneração não tenha sido adequadamente estipulada.

Para uma empresa, deixar questões relevantes em aberto pode significar aumentar a imprevisibilidade financeira da relação.

E quando ninguém definiu prazo para terminar a contratação?

Esse também é um ponto frequentemente ignorado.

A empresa contrata o provedor e o relacionamento continua por meses ou até anos sem que eles tenham sido formalmente definidos:

• prazo contratual;
• critérios de renovação;
• hipóteses de encerramento;
• antecedência para rescisão;
• obrigações existentes após o término.

Quando uma das partes decide encerrar a relação, surge uma nova discussão:

o contrato poderia ser encerrado imediatamente ou deveria existir algum tipo de aviso prévio?

O Código Civil estabelece regras para a prestação de serviços quando não há prazo estipulado, inclusive disciplinando formas de prévio aviso em determinadas situações.

Um contrato escrito permite definir antecipadamente como o encerramento ocorrerá e quais obrigações permanecerão após o término.

Isso reduz o risco de uma parceria comercial terminar em conflito.

Quem responde quando o serviço causa prejuízo?

Dependendo da atividade contratada, um erro do prestador pode causar consequências significativas para a empresa.

Pode haver, por exemplo:

• perda de dados;
• atraso de projetos;
• danos causados a clientes;
• paralisação de atividades;
• descumprimento de obrigações;
• utilização indevida de informações;
• prejuízos financeiros;
• responsabilização perante terceiros.

Sem um contrato adequado, questões importantes podem ficar sem uma resposta previamente definida:

Quem era responsável por determinada obrigação?

Quem deverá corrigir o problema?

Existe dever de ressarcimento?

Quais eram os limites da responsabilidade de cada parte?

O prestador poderia subcontratar terceiros?

Quando essas questões são discutidas somente depois que o problema ocorreu, a situação tende a se tornar mais complexa.

Informações confidenciais e dados da empresa também precisam de proteção

Muitos prestadores de serviços têm acesso a informações estratégicas da empresa.

Dependendo da atividade, podem conhecer ou acessar:

• dados de clientes;
• informações de fornecedores;
• valores e condições comerciais;
• documentos internos;
• sistemas;
• senhas;
• processos;
• estratégias empresariais;
• dados pessoais tratados pela empresa.

Por isso, determinados contratos precisam estabelecer regras específicas sobre confidencialidade, segurança da informação, proteção de dados, utilização das informações e obrigações após o encerramento da relação.

Dependendo do serviço contratado e do tratamento de dados realizado, também podem existir responsabilidades relacionadas à Lei Geral de Proteção de Dados — LGPD.

O contrato não elimina todos os riscos, mas permite deixar muito mais claro o papel e as obrigações de cada parte.

Quem é dono do trabalho produzido pelo prestador?

Esse ponto merece especial atenção em determinadas atividades.

Uma empresa pode contratar a criação de:

• uma marca;
• software;
• projeto;
• fotografia;
• conteúdo;
• metodologia;
• projeto;
• material publicitário;
• banco de dados;
• outros ativos intelectuais.

Entretanto, pagar pela criação de determinado trabalho não significa necessariamente que todas as questões relacionadas aos direitos sobre aquele material estejam automaticamente resolvidas.

Dependendo da natureza do serviço, podem ser necessárias cláusulas específicas sobre:

• utilização;
• licenciamento;
• cessão de direitos;
• possibilidade de alteração;
• reprodução;
• exclusividade;
• propriedade intelectual.

Uma empresa pode investir na criação de um ativo e descobrir posteriormente que existem limitações jurídicas para utilizá-lo da maneira que imaginava.

Por isso, esse aspecto deve ser avaliado antes da contratação, principalmente quando o serviço envolve ativos relevantes para o negócio.

Existe risco trabalhista na contratação de prestador de serviços?

Sim, dependendo de como a prestação ocorre na prática.

Esse é um dos pontos que exigem maior atenção quando empresas contratam profissionais autônomos, MEIs ou prestadores constituídos como pessoa jurídica.

A inexistência de contrato escrito, por si só, não transforma automaticamente um prestador em empregado.

Por outro lado, possuir contrato, CNPJ ou emitir notas fiscais também não significa que qualquer risco trabalhista esteja automaticamente afastado.

A análise da relação deve considerar a realidade da prestação.

A CLT estabelece os elementos utilizados para caracterização da relação de emprego e também possui regras sobre a contratação de trabalhadores autônomos.

Por isso, a empresa precisa verificar se o modelo contratual adotado é compatível com a forma como o trabalho efetivamente acontece.

Questões relacionadas à pessoalidade, habitualidade, remuneração, autonomia, subordinação e organização da prestação podem se tornar relevantes em uma eventual discussão.

Contratos com autônomos e pessoas jurídicas estão no centro de importantes discussões jurídicas

A contratação de profissionais por meio de relações civis ou comerciais tem sido objeto de importantes discussões no Judiciário.

O Supremo Tribunal Federal reconheceu repercussão geral no Tema 1.389, relacionado a controvérsias envolvendo contratos civis e comerciais de prestação de serviços, trabalhadores autônomos e pessoas jurídicas, incluindo questões sobre alegações de fraude e reconhecimento de vínculo.

Independentemente do resultado das discussões judiciais, existe uma conclusão preventiva importante para o empresário:

não basta escolher um nome para a contratação.

A estrutura jurídica utilizada precisa ser compatível com a realidade da relação profissional.

É justamente por isso que a elaboração contratual deve ser acompanhada da análise da forma como o serviço será efetivamente prestado.

Ter nota fiscal resolve o problema?

Não.

A nota fiscal é um documento importante e pode demonstrar a existência de determinada prestação de serviço e os valores cobrados.

Entretanto, normalmente não estabelece todas as regras da relação entre empresa e prestador.

Uma nota fiscal dificilmente responderá, por exemplo:

• qual era exatamente o escopo do trabalho;
• quais serviços estavam incluídos;
• quais eram os prazos;
• quando poderia ocorrer reajuste;
• quais atividades seriam cobradas separadamente;
• como deveria ocorrer a rescisão;
• quem responderia por determinados prejuízos;
• quais obrigações permaneceriam após o encerramento.

Por isso, nota fiscal e contrato cumprem funções diferentes.

Conversas pelo WhatsApp podem valer como prova?

Tentar.

Conversas pelo WhatsApp podem constituir elementos importantes em uma eventual discussão, assim como e-mails, propostas comerciais, comprovantes de pagamento, documentos e outros registros.

Isso não significa, entretanto, que seja recomendável utilizar essas conversas como substitutas permanentes de uma contratação organizada.

As mensagens normalmente surgem de forma fragmentada ao longo do relacionamento.

Um assunto é discutido hoje.

Outro é alterado semanas depois.

Uma condição é combinada em um áudio.

Outra aparece em uma mensagem enviada meses depois.

O empresário pode ter centenas de conversas com determinado prestador e, ainda assim, não encontrar uma resposta objetiva para uma questão essencial quando surgir uma divergência.

O contrato possui justamente a função de centralizar e organizar as principais regras daquela relação.

O que um contrato de prestação de serviços deve prever?

Não existe um único contrato adequado para todas as empresas e todas as atividades.

O documento precisa considerar o serviço contratado, os riscos envolvidos e a forma como a prestação será realizada.

Entre os pontos que normalmente merecem análise estão:

• identificação correta das partes;
• descrição detalhada do objeto contratado;
• definição do que está e do que não está incluído no serviço;
• valores e forma de pagamento;
• critérios para reajustes;
• cobrança de serviços adicionais;
• prazos;
• etapas e entregas;
• responsabilidades de cada parte;
• confidencialidade;
• tratamento e proteção de dados;
• propriedade intelectual, quando aplicável;
• responsabilidade por danos;
• prazo contratual;
• renovação;
• hipóteses de rescisão;
• obrigações após o encerramento;
• regras compatíveis com a autonomia existente;
• forma de solução de divergências;
• demais condições específicas da contratação.

Um contrato para desenvolvimento de software, por exemplo, possui riscos diferentes de um contrato de manutenção predial.

Da mesma forma, uma contratação para marketing possui características diferentes de uma consultoria empresarial ou de um serviço técnico.

Por isso, copiar um modelo genérico da internet pode criar apenas uma aparência de proteção jurídica, sem enfrentar os riscos concretos daquela contratação.

Minha empresa já possui prestadores trabalhando sem contrato. O que fazer?

O fato de a prestação já ter começado não significa que a empresa precise continuar mantendo a relação sem organização contratual.

É possível analisar a contratação existente e estruturar documentalmente suas condições.

Entretanto, antes de simplesmente elaborar um contrato, é importante avaliar como a relação funciona na prática.

Essa análise se torna ainda mais relevante quando:

• o prestador trabalha para a empresa há muito tempo;
• a prestação é contínua;
• existe dependência operacional relevante;
• o profissional atua integrado à rotina empresarial;
• existem dúvidas sobre sua autonomia;
• não há definição clara de responsabilidades;
• os pagamentos e serviços foram sendo modificados informalmente.

O objetivo não deve ser criar um documento para tentar alterar artificialmente uma realidade já existente.

O correto é identificar:

qual é a natureza da relação, quais riscos existem e qual estrutura contratual é juridicamente adequada à situação concreta.

Em alguns casos, será necessário formalizar um contrato de prestação de serviços.

Em outros, poderá ser necessária a revisão da própria dinâmica da contratação.

E existem situações em que o modelo adotado pela empresa precisa ser reavaliado de forma mais ampla.

Contrato não é apenas burocracia: é uma ferramenta de gestão de riscos

Muitos conflitos empresariais não começam com uma grande irregularidade.

Começam com uma frase aparentemente simples:

“Mas não foi isso que combinamos.”

Quando existe um contrato claro, grande parte dessas respostas é construída antes de o problema acontecer.

O documento permite:

• alinhar expectativas;
• estabelecer responsabilidades;
• organizar pagamentos;
• definir limites;
• disciplinar o encerramento da relação;
• proteger informações;
• reduzir dúvidas;
• criar critérios objetivos para situações futuras.

Essa é uma das funções da advocacia empresarial preventiva.

Não se trata apenas de procurar orientação jurídica quando um conflito já existe.

A prevenção permite estruturar relações comerciais com maior segurança, reduzir incertezas e oferecer ao empresário melhores condições para tomar decisões.

Perguntas frequentes sobre empresa sem contrato com prestador de serviço

Prestador de serviço pode trabalhar sem contrato escrito?

Em diversas situações, sim. A ausência de contrato escrito não significa automaticamente que a relação seja inválida. Entretanto, pode dificultar significativamente a prova das condições efetivamente combinadas.

Não ter contrato escrito gera vínculo empregatício?

Não automaticamente. A caracterização de uma relação de emprego depende da análise das circunstâncias concretas da prestação e dos requisitos previstos na legislação trabalhista.

Contrato com MEI impede reconhecimento de vínculo?

Não se deve analisar apenas a existência de MEI, CNPJ, nota fiscal ou contrato. A realidade da prestação do serviço também precisa ser considerada juridicamente.

Nota fiscal substitui contrato de prestação de serviços?

Não. A nota fiscal comprova aspectos da operação, mas normalmente não estabelece todas as obrigações, responsabilidades, prazos e condições necessárias para organizar a relação contratual.

Conversas de WhatsApp servem como prova?

Podem servir como elementos de prova. Entretanto, não oferecem a mesma organização de um contrato estruturado, principalmente quando os acordos estão distribuídos por diversas mensagens, áudios e períodos diferentes.

Posso fazer um contrato depois que o provedor já começou a trabalhar?

É possível formalizar a relação, mas o histórico da prestação deve ser analisado. O contrato precisa corresponder à realidade e não deve registrar artificialmente condições que não existiram.

Um modelo de contrato encontrado na internet é suficiente?

Nem sempre. Um contrato eficiente precisa considerar o serviço prestado, a forma de execução, os riscos da atividade, responsabilidades, valores, prazos e particularidades da empresa.

Sua empresa contrata prestadores de serviços?

Empresas que mantêm profissionais autônomos, MEIs ou outras pessoas jurídicas prestando serviços de forma recorrente podem se beneficiar de uma análise preventiva dessas relações.

Revisar a contratação antes do surgimento de um conflito pode permitir a identificação de riscos e a construção de uma estrutura contratual mais adequada à realidade do negócio.

A Sanchez & Mancilha Advogados atua na assessoria jurídica empresarial e na elaboração e revisão de contratos, considerando as particularidades de cada relação para orientar empresas na prevenção de riscos jurídicos.

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